Para todos los grupos estructurales se recomienda seguir una metodología de gestión de cambios. A continuación se presenta un esquema que puede ser utilizado para la gestión de los mismos.
Gestión de Cambios
Uno de los propósitos del establecimiento de procedimientos para la gestión de cambios es el de asegurar que, cuando existan cambios, su impacto en el proyecto pueda cuantificarse y acordarse con el cliente o usuario en cuanto a modificaciones de alcance, tiempos, actividades, costos y recursos.
Todos los cambios que se produzcan durante el desarrollo de un proyecto se mantendrán debidamente clasificados en un documento específico, definido por la metodología elegida por el team del proyecto.
Es importante mencionar que las actividades de control y seguimiento de los cambios se diluyen dentro de las actividades normales de seguimiento y control de todo el proyecto.
Solicitud de cambio.
La primera actividad en la gestión de cambios es la solicitud de parte de un interesado para modificar las especificaciones iníciales. En este caso se debe llevar registro de las solicitudes de cambios de acuerdo a la metodología elegida.
Análisis de la solicitud de cambio.
Toda solicitud de cambio presentada debe ser analizada, controlando los cambios a introducir en el producto del proyecto y el impacto del cambio en los alcances, costos, tiempos, actividades y recursos.
En este punto, el team del proyecto debe como primera tarea analizar la solicitud y determinar si es viable su realización, ya sea desde el punto de vista técnico-funcional como de los niveles de autoridad para realizarla.
La tarea siguiente, una vez verificada la viabilidad de la misma, es analizar el impacto del cambio solicitado en todas las variables del proyecto.
La próxima tarea es analizar las distintas alternativas posibles para el desarrollo del cambio solicitado, y por última tarea se debe realizar la propuesta de solución.
Aprobación del cambio.
A continuación, y de acuerdo a la metodología de gestión de cambios elegida, se procede a aprobar la solución propuesta.
Planificación del cambio de requisitos
Una vez aprobada la solicitud de cambio, y antes de iniciar el desarrollo de la solución, se deben incluir en la planificación de costos, tiempos y recursos la nueva situación creada por la inclusión de la solicitud.